Podstawową przyczyną i źródłem powstawania danych medycznych w ochronie zdrowia powinno być leczenie, a celem ich przetwarzania i przechowywania utrzymanie ciągłości i celowości tego procesu. Ale zastosowanie dokumentacji jest znacznie szersze – jest ona przydatna w wielu innych sytuacjach powiązanych z leczeniem. Należą do nich np. spory i roszczenia dotyczące zakresu, zasadności czy skuteczności terapii, błędów, kosztów itd. To wszystko naraz trzeba mieć na względzie, informatyzując szpitale i przychodnie.